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信息化时代事业单位档案室建立初期的制度规范与实施
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摘要：信息化时代事业单位档案室建立初期面临诸多困境，要克服难题首先需要遵循公正性、科学性和简洁性原则，为后期制度规范奠定基础。在实施策略上，要营造良好的制度规范实施环境，加强档案人员计算机互联网技能学习能力，并同步构建相应的监督机制，从而实现单位档案管理工作的顺利开展。
关键词：信息化时代；事业单位档案室建设；制度规范；实施策略
引言
事业单位档案室建设是一项重要工作，关系到事业单位内部各项工作的规范化运行，也影响着其综合竞争力的提升。在信息化时代下，事业单位建立档案室，需要做好各项制度规范的设定，并遵循有关的原则，确保各项制度规范得到落实，真正让单位档案助力单位事业发展。而在建立档案室的过程中通过对信息化技术的运用，则能够提升档案资源搜集的全面性和准确性，并对各类资源进行整合筛选，从而能够降低档案管理工作的难度，提升档案管理的效果。
一、信息化时代事业单位档案室建立初期面临的困境
事业单位要想提升档案管理的效果，就需要建立专门的档案室，在档案室中对各类信息进行整理和保存，以实现各项工作与环节的有据可考、有档可查[1] 。但目前，因为很多事业单位起初对档案管理工作的重视度不够，没有建立专门的档案室，也缺乏完善的档案管理制度规范，所以导致档案管理工作面临较大的困境。这些困境主要表现在下面几个方面：
一是经历“从无到有”的过程。万事开头难，任何事情从无到有都需要一个过程，在这个过程中需要对各个环节的工作进行全面性分析，建立规章制度、明确发展过程等，因而需要花费较大的工夫和时间。事业单位档案室建设也一样，从过去没有档案室到建立规范化的档案室，需要单位领导和档案管理者投入较大的精力，不仅要对档案管理工作进行系统规划，而且还要做好档案室功能划分，引入有关的信息化设备等。而因为在起初不注重档案管理工作，所以事业单位很多领导和档案管理者对档案室建设的了解并不多，因而在建设中会面临较大的困境，需要面对各种各样的问题。
二是经历资金短缺的困境。信息化时代事业单位建立档案室需要花费一定的资金，不管是在档案室建设中，还是在硬软件设备引入中都离不开资金投入，而实践中一些事业单位往往面临预算不足的问题，这就导致其没有足够多的资金开展档案室建设工作。例如，一些事业单位因为资金不够，所以仅应付性地简单建设了档案室，但没有引入充足的硬软件设备；还有一些事业单位因为资金匮乏，而没有引入专业的档案管理人才，这都不利于档案管理工作的开展。
三是经历制度规范的过渡期。事业单位建设档案室制度规范，需要结合单位的长期发展
规划以及档案管理的实际情况来开展，其目的在于通过制度规范提升档案管理的科学性与规范性。这就需要档案管理者在新的制度规范下对工作流程、工作内容进行完善、改革和优化，而过去档案管理者开展工作通常较为随意，在新制度下会受到约束，所以会不太适应。与此同时，任何制度规范的落实都需要一定的时间，需要对档案管理工作进行改革，只有经历过这个过渡期，档案管理工作才能够进入正轨。
二、信息化时代事业单位档案室制度规范建设遵循的原则
（一）公正性原则
公正性原则是事业单位档案室制度规范建设需要遵循的重要原则，只有确保各项制度规范的公正与科学，才能够保证档案管理工作的有效开展[2] 。且只有所构建的制度规范公平公正，才能够使档案管理者提升工作满意度和积极性，避免因为制度规范不公平而产生消极情绪。这就需要管理者在建立档案室制度规范的过程中加强考虑与分析，一方面要对档案管理工作的实际内容和管理流程进行分析，使各项制度都较为详细科学，能够为各环节档案管理工作的开展提供指导；另一方面还要将档案管理制度规范与单位的长期发展规划、战略规划等结合起来，形成一体化的制度体系，避免相互脱节。
（二）科学性原则
科学性原则指的是信息化时代事业单位档案室制度规范建设要注重科学性，尽量使每一项制度规范都发挥出有效的指导作用，避免流于形式。尤其是在当前信息化时代下，事业单位档案管理工作信息化水平更高，所以更需要构建完善的制度规范，对信息化管理工作进行指导和约束。这就要求管理者在建立档案室制度规范的过程中对信息化工作流程、信息化体系等进行思考，使制度规范更好地指导信息化档案管理工作的开展。此外，还要考虑档案管理工作的长期发展需求，尽量使制度规范符合档案管理的长期需要，能够对该项工作发展起到指引力。
（三）“简洁性”原则
简洁性原则指的是事业单位在建立档案室制度规范的过程中，要尽量使各项制度规范较为简洁、有效，直击重心，使一线档案管理人员能够在制度的约束下快速找到工作重心，明确工作重点，并不断提升工作的效果[3] 。当前我国事业单位针对各岗位制定的工作章程、规章制度等，往往较为烦琐，虽然从表面上看似成文的体系，但是因为内容烦琐，难以找到重点，所以导致制度体系流于形式，无法发挥出应有的作用。对档案管理工作而言，为了避免这一问题，要尽量针对各个岗位对工作制度进行优化，以简洁精准的语言进行表述。
三、信息化时代事业单位档案室建立初期的制度规范内容
（一）档案收存范围
1.红头文件 在事业单位发展过程中不可避免会存在较多的红头文件，这些红头文件是单位开展行政管理活动的重要抓手，也是一项重要的档案信息，要对其进行合理收存。具体而言在对红头
文件进行管理的过程中，要单独立项，并按照内容将其分为秘密、机密、绝密等类型，对不同的类型进行针对性保存。
2.日常行政文件 日常行政文件也是事业单位档案室建立初期制度规范管理的重要内容，其主要包括行政工作中产生的各类资料信息，如各种表格、数据、单据等。要按照一定的规范和要求对这些文件进行保存，并为不同的文件标注名称，便于后续调取和运用。
3.合同协议 合同协议指的是在事业单位发展过程中形成的各类合同资料信息，这些档案信息是单位与相关主体合作的证明，具有法律效力，所以档案室要对其进行科学保存，专门进行立项管理。
4.荣誉实物 任何单位在发展过程中都会获得荣誉，事业单位也一样，通过各种活动的准备、业务能力的提升，能够在自己擅长的领域中取得相关荣誉，并获得荣誉奖章等实物，从而能够使职工产生荣誉感，提升单位的知名度。档案室要对这些荣誉实物进行科学保存，分阶段、分级别对其进行管理，更好地对单位不同时期的成果进行体现。
（二）档案管理体制
第一，构建专门的档案室，统一对单位运行中产生的档案信息进行保存管理。为了提升档案保存管理的效果，要对档案管理工作者进行分工，对各类工作划分类别，在合作中提升工作成效； 第二，人事档案和财务档案由本部门管理者直接进行管理，并将存档目录交给档案管理者，档案管理者根据工作制度对这些信息进行分类化保存； 第三，对不同的档案信息制定专门的档案管理规章制度。事业单位档案信息内容较多，上述对各类档案信息进行了梳理，为了使各类信息都能够得到有效管理，要构建对应的管理制度体系。例如，对红头文件、日常行政文件等都制定详细的管理体系，明确具体的管理方法和手段，便于档案工作者开展档案管理活动。
（三）归档
第一，各部门办理完毕的资料、文件经过挑选、分项，按照编号进行归档； 第二，普通文件资料要分类、分级，并依据具体内容归档。各部门根据实际情况确定移交档案的周期，遵照要求档案室需要在次年 6 月前归档完毕； 第三，重大专项活动于立项时建档，完成项目之后进行归档； 第四，及时收集各类音像资料、报纸、杂志、图书，并归档； 第五，法律文书一经生效立即归档，涉密性文件单独进行管理； 第六，归档要求：档案信息必须要真实完整，所有档案资料都应当是原始资料；每项资料必须要完整齐全；保存的档案资料必须要具有一定的价值，且内容要清晰、规范，做到分
类、分项；避免重复，提升分类的精确性，对不同类型的资料不能混合归档。
（四）保管与使用
第一，档案管理者对档案资料进行分类编号，并在每个档案信息中注明姓名、内容页数、类别等，确保档案信息清晰分类、放置有序； 第二，对档案室做好防火、防潮、防蛀管理，安装防盗门、防盗窗，并配备充足的消防器材，确保档案安全； 第三，安排专业人员保管档案信息，倘若在管理过程中出现了岗位变动，那么要及时对档案工作内容进行交接，提升保管的规范性； 第四，档案管理者要提升耐心，严格依据各项规章制度开展档案管理工作，对各类档案切实做到不丢失、不损坏、不错漏； 第五，不断提升保密意识。严格依据保密程序执行档案管理工作，避免档案信息外泄； 第六，做好档案借阅管理。在借阅档案的过程中，借阅者要按照规定填写申请表，并将填写好的表格交给相关领导，由其审批，在审批成功之后才能够借阅档案。同时在对资料进行复制的过程中，也要由分管领导进行审批，未经审批不得复制、损坏。
第七，文件的销毁及延期。事业单位档案室要按照规定流程和方法对保存到期的档案资料进行销毁，对需要延期保存的档案资源按照规定进行延期保存。
四、 信息化时代事业单位档案室建立初期制度规范 的实施策略
（一）营造良好的制度规范实施环境
信息化时代下事业单位要想对档案室制度规范进行有效落实，就需要营造良好的实施环境。第一，单位领导要做好表率，严格依据制度规范开展工作，为档案管理者提供模范带头作用。由于很多事业单位之前并没有建立完善的档案管理制度，缺乏专业的档案室，档案信息管理工作不够规范，很多档案管理工作者也没有形成良好的档案管理习惯，在工作中存在随意性心理。这就要求单位领导做好表率，充分发挥带头作用。只有单位领导重视档案制度规范的落实，且将该项工作放在重要位置上，且在开展各项工作时都能够严格要求自己，才能够使档案管理者严格要求自己，从而促进档案室规章制度的全面落实[4] 。第二，做好硬软件保障。信息化时代下开展档案管理工作，离不开信息化设备的运用，因此事业单位要注重引进专业的档案室硬软件设备，包括计算机、扫描仪、复印机等，同时还要注重结合单位的实际情况对档案管理系统进行建设，并设计好入口，以确保每一个档案管理人员都可以分级进入系统按照规定开展工作，从而提高工作效率。具体来看，在建设档案管理系统的过程中要充分分析单位档案管理的现实需要，例如可以引入超易档案管理软件、智信档案管理软件、财易档案管理软件等，并对其中的模块、入口等进行调整设置，使之与单位需求相契合。在设置入口和模块的过程中，要尽量与档案管理岗位相匹配，使每一位档案管理者都能够登录其中在自身的权限内开展工作。
（二）加强计算机互联网技能学习
档案室制度规范的深度落实离不开互联网技能，如果档案管理工作者具备较高的互联网技能，那么在开展档案管理工作时就能够对这些制度规范进行全面性分析与整合，并结合其内容对工作流程进行优化，以最短的时间取得最好的效果，节约单位时间成本。具体可以从如下几个方面提升档案管理者的技能：第一，事业单位领导要定期组织档案管理者参与培训，为其传输一些档案管理有关的先进技能。例如，可以每季度组织其开展一次档案培训活动，培训时间控制在两小时以内，形成系统的档案培训规范，使档案管理者在循序渐进中提升综合技能。第二，构建激励机制。事业单位为了促进档案工作者综合技能提升，推动各类档案管理规范的落实，还要构建激励机制[5] 。在激励机制的引导下使档案工作者提升主动意识，更好地执行档案管理制度规范。
（三）构建监督机制
监督机制是信息化时代下事业单位档案室制度规范实施的保障措施，也可以将其视为一种检验机制，通过开展监督活动，能够及时发现档案制度规范落实的具体情况，找出落实中面临的问题，并及时进行改进，从而能够使档案管理工作得到完善和优化[6] 。具体而言，事业单位可以安排一位成员负责对档案管理制度规范落实情况进行监督，定期对制度执行情况进行考核分析，倘若发现哪些制度没有得到准确落实，那么要对相关人员进行督促，使之严格依据制度开展工作。还要在档案管理部门构建反思机制，鼓励档案工作者定期对自身的工作进行反思，寻找工作中的优点和不足，对优点进行发扬，并对不足进行思考和改进，在反思中进步，在进步中规范工作。
五、结语
信息化时代事业单位档案室建立初期制度规范的建设与实施是一项系统化、复杂化的工作，也是一项尤为重要的工作。面对复杂的档案管理形势，事业单位要想使档案管理工作步入正轨，就需要充分对信息化技术进行运用，并构建完善的制度规范。同时，还要加强先进技术知识的学习，构建监督机制，以先进的技术和定期的反馈，推动档案管理工作的高质量开展。
参考文献：
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